비즈니스 출장은 미래에 대한 투자! 이익향상을 위한 4 단계

비즈니스 출장의 ROI를 향상시키기 위한 4단계

전화나 FAX, E-mail, 채팅 등 내·외부와 커뮤니케이션을 할 수 있는 수단은 점점 늘어나고 다양화되고 있습니다. 하지만 현실적으로 이런 모든 것이 직접 얼굴을 마주보고 하는 커뮤니케이션을 대신할 수는 없습니다.

직접 얼굴을 맞대고 말을 주고 받고, 같은 시간과 공간을 공유함으로써 서로의 관계와 신뢰를 맺고, 인적 네트워크를 넓히거나 주변 시장의 동향과 환경을 체험할 수 있고, 이것들이 곧 수익성 향상과 사업 운영의 효율화로 이어질 수도 있습니다.

이런 관점으로 봤을 때, 출장에 소요되는 시간과 비용은 현재와 미래를 위한 '투자'라고 생각해도 무방할 듯 합니다.

출장을 '투자'라고 일단 파악했다면,
투자이익! 즉, ROI(투자자본 수익률)를 극대화하는 것이 중요한 포인트입니다. 14개의 산업을 대상으로 지난 18년간의 실적을 분석한 미국 여행산업 협회(US Travel Association)의 조사 보고서에서는 출장 투자 금액 1달러 당, 9.50 달러의 수익 증가, 2.90 달러의 이익 증가를 봤다고 추측되고 있습니다.

그럼 출장에서 ROI를 향상시키기 위해 구체적으로 어떤 점에 유의해야 하는 걸까요? 출장 프로세스를 다음 4단계로 구분하고, 각 단계별 포인트를 살펴보도록 합시다.

 

 

1단계: 출장의 목적으로 달성해야 할 성과를 명확히 한다.

일반적인 투자에 있어서 그 목적과 기대성과를 명확히 해야 하는 것은 당연합니다.

출장에서도 "무엇을 위해 출장을 가야 하는가?", "출장을 통해 무엇을 달성해야 하는가?"라는 목적 달성을 위한 성과를 명확히 해야 하는 것이 첫 걸음입니다.

예를 들면, 주요 고객과 거래를 성사시키기 위한 계약체결, 조달 위험 분산을 위한 신규 공급업체 분석, 사내 체제강화를 목표로 한 우수한 인재 채용, 신규시장 개척에 앞서 최신 업계동향 및 경쟁사 상황을 조사하는 등의 일을 들 수 있습니다.

 

 

2단계: 출장 계획과 준비에 최선을 다한다.

거래처나 사내에서의 회의 일정 조정과 산업 컨퍼런스 및 전시회 일정 확인 등 사전에 계획을 수립하고 최선을 다하면, 출장에서 얻을 수 있는 유·무형의 성과를 극대화 할 수 있습니다.

물론, 출장지역까지의 이동 수단의 확보와 숙박 시설의 준비도 필요합니다. 숙박 시설은 공항이나 기차역, 목적지 등의 교통의 편리성뿐만 아니라, 인터넷 접속 환경 등의 시설도 확인해 둡시다.

또한, 출장에 앞서 방문하는 거래처에 대한 정보와 컨퍼런스. 전시회에서 주목할만한 기업이나 인물을 정리. 각 행정기관이 발표하는 공공 데이터와 지역 별 경제 단체의 출판물 등으로 출장 지역 정보를 읽어두는 것도 좋습니다.

예를 들어, 미국에서는 미국 인구 통계국(United States Census Bureau)의 공식 웹사이트와 주·군 별 데이터를 검색할 수 있는 "State & County Quickfacts" 등이 있고, 영국도 국가 조사국(Office for National Statistics)의 공식 홈페이지 등 온라인 플랫폼을 통해 공적 자료를 구할 수 있습니다.

 

3단계: 출장

특히 낯선 지역에서의 출장은 예기치 못한 사건이 발생할 수도 있습니다. 비행기와 기차가 지연되거나 교통 체증 때문에 벗어나지 못하는 등의 가능성도 있을 수 있습니다. 그러니 부디 여유를 가지고 계획을 짜고 행동하는 것에 유의합시다. 휴대폰에는 긴급 연락처를 기록해 두고, 타블렛PC나 노트북을 챙겨갈 시에는 여분의 배터리를 지참하는 등 만일에 항상 대비해두면 안심입니다.

출장기간 동안 숙박 시설이 자신의 작업환경. 예를 들면 Gmail과 같은 웹메일 서비스나 에버노트로 대표는 온라인 노트 도구, Dropbox를 비롯한 온라인 스토리지 서비스 등의 클라우스 서비스를 활용하면 사무실 외부에서도 업무 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

 

 

4단계: 출장에서 돌아오면, 그 뒤를 준비하자!

출장에서 돌아오면 그 성과를 되돌아보고, 목표로 한 것을 달성하지 못한 것은 정리하고 평가해야 합니다. 또한 출장의 성과를 바탕으로 향후, 해결해야 할 과제를 파악해야 합니다. 각각의 과제는 가능한 구체적인 작업과 동작으로 정리하는 것이 좋습니다.

"일상 업무가 바빠서 사무실을 떠날 수 없는", "출장을 갈 정도로 급박하지 않은" 등의 이유로 출장을 지연하는 이유는 얼마든지 있을 수 있습니다. 다만 현장에 나가서 얻을 수 있는 지식이나 얼굴을 직접 비추어 해결할 수 있는 신뢰관계 등 효과적인 출장은 사업 성장을 위한 원동력이 될 수도 있습니다. 항상 이런 점을 참고해야 겠지요.