Google Apps for Work를 도입하면 얻게 되는 5가지 장점

사업을 처음 시작할 시기에 그룹웨어를 도입하려고 생각하는 경여자 분들이 많다고 생각합니다. 그러나 이미 많은 그룹웨어가 세상에 존재하기 때문에 선택하는 것에 있어서 고민하는 분들도 많다고 생각합니다.

그 중에서 Google Apps For Work라면 1명당 5달러 정도의 비용으로 계정을 만들 수 있어, 도입 비용도 줄여주기 때문에 특히 소규모 기업이나 개인사업자에게 추천합니다. (1명당 10달러짜리 상품도 있으며, 추가 서비스를 제공함)

Google Apps for Work는 Google Apps의 앱이 기본적으로 탑재되어 있습니다. Gmail, 캘린터 및 업무용 사이트 도구, 문서와 스프레드 시트 등 업무에 필요한 응용 프로그램을 자유롭게 사용할 수 있기 때문에 비즈니스적으로 큰 도움이 됩니다.

그런 이유로 이번에는 Google Apps for Work를 도입해야 하는 5가지 장점을 주제로 소개해볼까 합니다.

 

 

Google Apps for Work를 도입하면 얻는 5가지 장점

1. 여러 사람이 하나의 데이터를 편집가능

Google Apps for Work에서 사용 가능한 응용 프로그램은 여러 사람이 편집이 가능합니다. 예를 들어 스프레드 시트라면 다른 사용자의 로그인 상황이나 커서 등이 분류되어 표시됩니다. 따라서 여러 사람이 동시에 시트를 편집할 수도 있습니다. 또 업무용 채팅 등으로 회의를 하면서 데이터의 편집이 가능합니다. 또한 기획자와 디자이너가 동시에 문서를 볼 수 있기 때문에 해당 문서의 교정도 할 수 있습니다. 그런 데이터를 이메일로 공유하고 있던 사람이 동시에 볼 수 있는 기능은 상당한 효율을 높여줍니다.

 

2. 사진 등의 대용량 데이터를 공유 가능

Google Apps for Work는 여러 사람이 폴더를 공유할 수 있습니다. 따라서 대용량의 사진이나 음성 데이터 등을 폴더에 넣어두면, 특별하게 이메일 같은 것으로 보낼 필요 없이, 바로 공유가 가능합니다. 특히 디자인 산업과 기사 등을 집필하는 분들은 업무상 이미지 데이터의 교환이 많은데, 보다 편리하게 사용할 수 있습니다.

 

 

3. 스마트폰이나 타블렛PC에서도 볼 수 있거나 편집이 가능

이 그룹웨어는 스마트폰이나 타블렛PC에서도 보거나 편집을 할 수 있는 것이 큰 매력입니다. 특히 외부로 외출했을 때, 긴급한 수정이 필요한 경우 타블렛PC로도 편집이 가능하기 때문에 매우 유용합니다. 스마트폰과 타블렛PC만 가지고 외출했다 갑자기 할 일이 생겨도 캘린더를 업데이트 할 수 있으며, 그 자리에서 문서를 작성하여 상대방에서 보낼 수 있습니다. (혹은 Google Apps에서 공유) 덕분에 힘들게 무거운 노트북을 들고 다니지 않아도 됩니다.

 

4. 여러 사람이 캘린더를 공유가 가능

캘린더를 공유할 수 있다는 것은 생각보다 매우 큰 장점입니다. 이를 통해 사내에서의 회의는 물론, 외부 사람과의 미팅 계획도 넣어둘 수 있습니다. 자신의 계획을 다른 멤버와 공유해두면 자신의 일정을 매번 전달하는 수고도 줄일 수 있습니다. 달력에 '회의실'과 같은 이름의 계정을 생성하면 해당 정보를 바로 파악할 수 있으므로 매우 편리합니다.

 

5. 이메일 주소를 자신의 도메인으로 운용가능

이메일 주소를 자신의 도메인으로 설정할 수 있습니다. 따라서 'gmail.com'을 비즈니스 메일로 사용하는 것을 주저하는 사람에게는 반가운 기능입니다. 자사 도메인으로 주소를 하면, 외부 사람들로부터의 신뢰도를 얻을 수 있습니다. 다른 서비스는 보통 초기 비용이 생각보다 많이 소요될 수 있는데, Google Apps For Work라면 기본 비용만으로 바로 사용이 가능합니다.

 

정리.

Google Apps For Work는 문서작성, 표 작성, 프리젠테이션 자료 작성 등의 업무를 이용할 수 있는 편리한 그룹웨어입니다. 이와 연계된 다른 서비스들도 증가하고 있기 때문에 앞으로 더욱 더 편리하게 사용이 가능합니다. 기존 중소기업이 메일 서버를 세팅하거나, 공유가 가능한 캘린더 도구를 도입하려 했다면, 생각보다 많은 비용을 투자해야 했습니다. 하지만 Google Apps for Work의 등장으로 적은 비용으로도 그룹웨어를 사용하는 것이 가능하게 되었습니다. 이제 막 창업한 기업이나, 벤처기업들은 한 번 사용해봐도 손해는 없다고 말할 수 있습니다.