명함은 비즈니스 활동에서 소중한 정보가 가득 들은 카드입니다. 하지만 그 정보를 최대한 활용하려면 어떻게 정리해야 할지 시행 착오를 겪는 사람도 많이 있습니다. 그런 분들을 위해서라도 디지털 시대에 가장 확실한 명함 관리 방법을 소개합니다.
이름과 회사 이름을 잊어버려도 연락처를 찾을 수 있는 방법
명함을 정리하는 목적은 연락을 하고 싶은 사람의 연락처를 쉽게 찾을 수 있도록 하기 위해서입니다. 그러니 겉에서 봤을 때 아무리 깔끔한 모습으로 정리해도 "그 사람과 연락하고 싶다"는 생각이 들었을 때, 즉시 그 사람의 명함을 찾을 수 없다면 아무런 의미가 없습니다.
그래서 명함 관리의 핵심 포인트는 "검색의 용이성"입니다.
많은 사람들은 명함을 정리할 때, 명함에 적힌 이름이나 회사 이름을 가나다(=알파벳) 순으로 정리합니다. 하지만 디지털 시대인 지금에는 그런 정리 방법에 별 의미가 없다고 생각합니다.
이름이나 회사 이름이 기억나는 사람의 명함은 디지털 데이터로 만들어 버리면 검색 기능을 통해 쉽게 찾을 수 있기 때문입니다.
문제는 이름과 회사 이름을 기억할 수 없는 상대의 명함을 어떻게 찾냐 입니다.
그러기에 명함을 받으면 그 날의 날짜를 명함에 적는 방법을 추천합니다. 문구점에서 파는 날짜 스탬프를 사용해도 되고, 가장 빠른 방법으로 직접 수기로 날짜를 적는 것도 상관 없습니다.
왜 날짜를 적느냐? 하면, 가장 생각나기 쉬운 것이 "언제 만났나?"라는 정보이기 때문입니다.
명함에는 상대에 관한 모든 정보가 담겨 있다고 생각하기 쉽지만, 정작 언제 명함을 교환 했는지에 대해서는 적혀 있지 않습니다. 그러나 이름과 회사 이름보다 기억을 더듬기 쉬운 것이 바로 명함을 교환한 시기입니다. 즉, 명함에 날짜를 적어 넣는 것은 검색 용이성을 높이는 것입니다.
그렇게 날짜 별로 명함을 정리하다 "그 사람과 만난 것이 9월경이었지?" 라는 대략적인 날짜만 떠올리면, 나머지는 수첩 같은 곳에 기록한 일정을 되돌아보는 것만으로 "9월 10일 회의에서 명함 교환을 했었다" 등을 알게 되고, 9월 10일 날짜가 적힌 명함을 꺼내 연락처를 알 수 있다는 것입니다.
이렇게 날짜를 적은 명함은 PDF로 만들어 Dropbox와 Evernote로 동시 관리에 들어갑니다. DropBox에 월별 폴더를 만들어 명함뿐 아니라 기타 서류 등도 모두 같은 월별 폴더에 넣은 다음에 명함 파일에만 파일 이름의 앞에 '명함"이라 넣어 찾기 쉽게 만듭니다. 만약 이렇게 해도 찾기 힘들면 검색 기능을 사용해 날짜 별로 검색할 수도 있습니다.
Evernote도 병행하는 이유는 Dropbox는 PC 이외의 기기에서 검색 기능이 약하기 때문에 스마트폰이나 태블릿으로 찾기에는 힘이 들기 때문입니다. PDF로 만들 때, 이 2개가 자동으로 각 클라우드에 저장되도록 설정했기 때문에 별도의 시간을 투자할 필요도 없습니다.
바로 사용할 명함 정보는 어플에 등록
"명함 교환은 했지만 언제 연락할지 모를 상대"의 정보는 위와 같이 정리하면 충분하지만, 명함을 받는 즉시 연락을 해야 하는 상대의 명함은 "별도의 명함 관리 어플을 사용해 관리합니다." 명함을 스마트폰 카메라로 촬영하는 것만으로 이름, 주소, 전화번호, 이메일 주소 등이 자동으로 순식간에 인식됩니다.
일부 숫자나 문자는 잘못 인식되어 직접 손으로 수정할 필요는 있지만, 처음부터 손으로 입력하는 것보다는 훨씬 빠릅니다.
만약 이런 디지털 작업의 흐름이 익숙하지 않은 분들은 같은 날짜에 받은 명함을 모아 고무줄로 묶어 날짜 순으로 정리하는 것만으로도 상관없습니다. 이 방법 또한 상대를 만난 시기를 기억하고 있으면 수첩과 대조해 필요한 명함을 금방 꺼낼 수 있습니다.
