생산성을 높이는 책상 정리 7가지 방법

직장인의 최대 관심사는 생산성을 높인 효율적인 업무처리 방법이다. 혹시 아직도 자신에게 맞는 방식을 찾지 못했다면 자신의 책상 주변을 한 번 살펴보는 것도 좋을지 모른다.

핵심은 작업을 방해하는 쓸데없는 시각적 노이즈를 없애는 것!
책상 주위를 최적화 하면 일의 생산성도 틀림없이 오른다. 구체적인 포인트는 다음 7가지이다.

 

1. 책상 위는 물건을 두는 곳이 아니다

책상은 작업 공간이다. 서류나 문구 등의 업무 도구를 보관하는 공간이 아니다. 그런 것들은 서랍에 넣고, 책상 위는 최대한 깔끔하게 비워두는 것이 좋다. 펜이나 메모지, 지우개 등의 자주 쓰는 문구도 최소한만 갖추고 나머지는 팬 케이스 같은 도구에 넣어 정리한다.

 

자주 사용하는 문구는 팬 케이스에 넣는다. 이렇게 정리된 팬 케이스는 사무실이 아닌 외부에서도 사용할 수 있는 아이템이 된다

 

 

4단으로 나눠진 팬 정리함. 위에서부터 사용빈도가 높은 순으로 채워 넣는다. 사용하고 난 뒤에는 반드시 원래의 자리에 넣어둔다

 

 

2. 시각 노이즈를 없앤다

사람은 보려 하지 않아도 어쩔 수 없이 눈앞에 들어오는 것들이 있다. 급히 정리해야 할 서류가 있는데 다른 서류 자료가 자꾸 눈에 들어와 신경이 쓰인 경험은 누구나 있을 것이다.

한 번에 여러 일을 하는 멀티 태스킹 방식의 업무 처리 방식도 있지만, 결국 사람은 한 번에 1가지 일 밖에 할 수 없다. 그것이 번거로운 것 같아도 착실히... 그리고 확실한 성과로 이어지는 길이다.

책상에서 일을 할 때는 학교 수업 시간에 과목별 교과서만 책상에 올려놓고 공부하던 것처럼 해보자. 즉, 지금 하는 일과 무관한 것은 시야에서 없애자는 말이다. 보이는 것에만 집중할 수 있다면 일도 좀더 쉬워진다.

책상 공간을 헛되이 쓰고 있다는 기분이 든다면, 일단 모든 것을 치우는 것도 좋은 방법이다. 아무것도 없는 완전한 상태로 만들면 쓸데없는 것이 없다는 게 얼마나 쾌적한 기분을 들게 해주는지 알 수 있다.

 

 

3. 활용과 보관을 구분하자

우리 주변의 물건은 날마다 꼭 써야 하는 것과 자주 쓰지 않는 것으로 나뉜다. 전자는 활용하는 도구로 주변에 둬야 하고, 후자는 다른 장소에 보관하는 것이 정리정돈의 기본이다.

예를 들어, 포스트잇. 자주 사용하는 것은 여러 사이즈 중 1~2개 정도일 것이다. 그렇다면 남은 다른 사이즈는 주변에 둘 필요가 없다. 주로 사용하는 1~2개 종류만 주변에 두고 나머지는 상자에 넣어 책장에 보관한다.

<활용>과 <보관>해야 할 물건을 한 곳에 두면, 원하는 것을 '찾는' 것 외에 '선택'해야 할 수고도 필요하다. 그 시간은 단 몇 초지만 확실한 시간낭비이다. 필요한 것을 바로 손에 넣을 수 있다면 작업도 중단되지 않고 부드럽게 진행된다. 작업 속도를 늦추지 않고 일정하게 유지하는 것이 바로 생산성 유지에 도움이 된다.

 

이 상자는 가끔 사용하는 포스트잇이나 메모지를 모아놓은 상자이다

 

이 상자는 가끔 사용하는 필기구를 모아놓은 상자이다

 

가끔 사용하는 물건을 담은 상자는 책상이 아닌 책장에 보관해두자. 상자를 사용하면 정리정돈하기 쉬운 장점도 있다

 

가위나 스템플러, 테이프 등의 사용 빈도가 낮은 것은 미니서랍 같은 것을 이용해 책장에 보관한다

 

 

4. 책상 주변을 재배치하자

1~3번까지의 방법으로 책상 위를 정리했다면 이제 자주 사용하는 물건의 배치를 생각해보자.

물건의 배치는 항상 자신이 향하는 방향에 놓는 것이 좋다. 자신의 습관을 기본으로 물건을 배치하면 동선의 손실이 없다.

예를 들어, 차를 자주 운전하는 사람은 습관적으로 오른쪽으로 돌아 네비게이션을 확인하는 버릇이 있다고 하자. 그런 경우, 책상 위의 시계나 수첩 등의 눈으로 직접 봐야 하는 것들은 오른쪽에 배치하는 것이 좋다.

 

얼굴을 향해 세워진 수첩. 수첩은 쓰는 것보다 쓴 것을 되돌아 보는 경우가 많기 때문에 스탠드를 활용해 눈에 들어오게 놓는 것을 추천한다

 

 

 

5. 서류의 흐름을 만든다

날마다 책상 위에 산처럼 쌓여가는 서류 더미들. 서류 역시 밖으로 내보내는 흐름을 만드는 것이 중요하다. 일단 손에 들어온 서류는 다음 4가지 중 하나로 반드시 분류하는 원칙을 가져보자.

 

1. 액티브 서류: 현재 진행중인 프로젝트나 기획에 관한 것
2. 스캔용 서류: 나중에 참조할 필요가 있는 것으로 스캔을 해 디지털 데이터로 남겨둔다
3. 보존용 서류: 원본 상태로 남겨둘 필요가 있는 서류
4. 휴지통 행: 불필요하다고 판단하여 파기해야 할 서류

 

서류가 쌓이는 이유 중 하나는 나중에 필요할지도 모른다는 불안감 때문이다. 그 불안을 해소하는 핵심 포인트가 바로 스캔용 서류로 보관하는 방법이다. 이 서류를 버려야 할지 스캔해야 할지 감이 잡히지 않는 서류도 우선 스캔용 서류로 분류한다. 최종 판단은 스캔의 날 다시 검토하면 된다.

 

6. 월 1회, "스캔의 날"을 정한다

"스캔의 날"을 정한다. 이름 그대로 스캔용 서류로 구분한 것을 스캐너로 이용해 스캔하는 일을 말한다. 일반적으로 한 달을 기준으로 여유 있는 하루를 기준으로 정하는 것이 좋다.

스캔을 위해 보관해뒀던 서류는 실제 스캔을 하기 전 살펴보는 것이 좋다. 이때 살펴보면 당시 보관을 할 때보다 중요도가 떨어진 서류가 의외로 많기 때문에 실제 스캔해야 할 서류는 반 정도로 줄어든다.

스캔용 서류 외 '액티브 서류'와 '보존용 서류'는 3개월에 1번 재검토 한 후, 스캔용 서류로 다시 분류할 것인지 휴지통으로 보낼 것인지 구분한다.

 

 

7. 스케줄 관리는 직관적으로 뇌에 새기자

스마트폰의 캘린더 앱은 하루 하루의 일정관리는 편리하지만, 1개월 간의 일정을 정리하는 데는 적합하지 않을 수 있다. 이런 경우는 오히려 아날로그 방식의 수첩이 더 좋을 수 있다. 이렇게 수첩에 정리할 때에는 기존의 리스트 방식보다 시간 방식으로 적는 것이 더 좋다.

리스트 방식은 시간 개념이 없기 때문에 하루에 할 수 있는 것을 적기에는 적합하지만 긴 일정 관리에는 어울리지 않는 방식이다. 수첩에 필기를 하게 되면 직감적으로 글을 쓰면서 뇌에 새기기도 쉬워진다.